RESOLUCIÓN 2025016956 DE 2025
(mayo 5)
Diario Oficial No. 53.117 de 14 de mayo de 2025
Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta Nacional de Colombia el 14 de mayo de 2025
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS
Por la cual se establecen obligaciones, prohibiciones y lineamientos para la asignación, uso, cuidado y conservación de los vehículos oficiales propiedad del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima) y se dictan otras disposiciones.
LA SECRETARIA GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS – (INVIMA),
en ejercicio de las facultades legales, y en especial las conferidas en los numerales 4 y 10 del artículo 18 del Decreto número 2078 de 2012, artículo 2.8.4.6.7 del Decreto número 1068 de 2015.
CONSIDERANDO QUE:
Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones".
Que, en desarrollo de lo dispuesto por el artículo 24 de la Constitución Política, todo colombiano tiene derecho a circular libremente por el territorio nacional, pero está sujeto a la intervención y reglamentación de las autoridades para garantía de la seguridad y comodidad de los habitantes.
Que la Ley 1383 de 2010, por la cual se reforma la Ley 769 de 2002 - Código Nacional de Tránsito, y se dictan otras disposiciones, regula entre otras, la circulación de conductores y vehículos por las vías públicas o privadas que están abiertas al público, o en las vidas privadas, que internamente circulen vehículos; así como la actuación y procedimientos de las autoridades de tránsito.
Que, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1503 de 2011, modificada por la Ley 2050 de 2020, existen lineamientos generales en educación, responsabilidad social, empresarial y acciones estatales y comunitarias para promover en las personas la formación de hábitos, comportamientos y conductas seguros en la vía y, en consecuencia, la formación de criterios autónomos, solidarios y prudentes para la toma de decisiones en situaciones de desplazamiento o de uso de la vía pública, entre los cuales se encuentra la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial para toda entidad, organización o empresa del sector público o privado, que cuente con una flota de vehículos automotores o no automotores superior a diez (10) unidades.
Que el artículo 2.8.4.6.6. modificado por el artículo 1o, Decreto número 0050 de 2024, compilado en el Decreto número 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, señala que "podrán asignarse vehículos de uso oficial con cargo a recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes funcionarios:"(…) secretarios generales, directores, subdirectores y jefes de unidad de ministerios y departamentos administrativos y unidades administrativas especiales (…)", facultando con ello la asignación de vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del Tesoro Público a los directores, subdirectores, secretarios generales y jefes de unidad de departamentos administrativos y funcionarios entre otros, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública.
Que el Decreto número 199 del 20 de febrero de 2024 estableció el Plan de Austeridad del Gasto y, en el artículo 14, fijó lineamientos en cuanto al uso de vehículos oficiales y que la Directiva Presidencial 08 de 2022, en su numeral, 2.3, indicó que solo se podrán asignar vehículos oficiales a funcionarios del nivel directivo y excepcionalmente con previa justificación, a funcionarios del nivel asesor, y no podrá asignarse vehículos oficiales a contratistas.
Que, de conformidad con la Resolución número 2015010329 del 16 de marzo de 2015, se estableció el Manual Específico de Funciones, y Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal del del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), modificado por las Resoluciones números 2016032786 del 25 de agosto de 2016, 2016042535 del 13 de octubre 2016 y la Resolución número 421 de 2019, son funciones de los conductores mecánicos, entre otras, las de conducir los vehículos que les sean asignados de forma cuidadosa y cumpliendo con las normas de tránsito, seguridad vial y prevención de accidentes, mantener el vehículo asignado en buenas condiciones mecánicas, técnicas y físicas, efectuando operaciones sencillas de mecánica al equipo automotor de forma diligente y cuando sea necesario, revisar y verificar diariamente el estado del vehículo, herramientas, documentos y equipos de seguridad y de carretera, desempeñar funciones de oficina, asistencia administrativa, conducción y transporte encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño de acuerdo a los procedimientos vigentes así como cumplir con el reglamento establecido para el uso de los vehículos y con las rutas y horarios que le sean asignados.
Que el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), a la fecha cuenta con 9 vehículos oficiales determinados para el cumplimiento de los fines del Estado y las labores misionales del Instituto.
Que se hace necesario expedir una reglamentación que defina los lineamientos para su utilización y su asignación al servicio, a fin de mantener un control administrativo que permita verificar el estado, cuidado, buen uso, conservación, mantenimiento y localización de todos los vehículos que conforman el parque automotor del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima).
Que, en virtud de los principios que garantizan la actuación administrativa contenidos en la Ley 1437 de 2011, es necesario actualizar las políticas y medidas para un eficiente uso, administración y control de los recursos del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima)., dentro de los que se encuentra el parque automotor, garantizando su correcto funcionamiento, así como establecer los derechos, obligaciones y prohibiciones de las personas responsables de la conducción, manejo control, cuidado y custodia de los vehículos.
Que los funcionarios públicos deben ser estrictamente cuidadosos en el gasto de los combustibles y en el uso de los vehículos que le son asignados, en tanto corresponda al ejercicio de funciones oficiales.
Que, en estricto cumplimiento de los principios de austeridad, eficacia y eficiencia administrativa, se hace necesario establecer medidas de racionalización para garantizar el adecuado uso de los recursos, entre otros, los vehículos oficiales del Instituto para que tal uso atienda a las necesidades del servicio y del ejercicio de la función pública.
Que, en mérito de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto establecer las obligaciones, prohibiciones y lineamientos para la asignación, uso, cuidado y conservación de los vehículos que conforman el parque automotor del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima).
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a todas las dependencias que conforman la estructura orgánica del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), a los servidores públicos que en virtud de sus funciones hagan uso del parque automotor, a quienes lo administren y a quienes desempeñan el cargo de conductor.
ADMINISTRACIÓN DE LOS VEHÍCULOS.
ARTÍCULO 3o. ASIGNACIÓN. La asignación o reasignación de vehículos y/o conductores, estará a cargo del grupo de Gestión Administrativa de la Secretaría General, el cual deberá tener en cuenta la necesidad del servicio y/o situaciones que se consideren beneficiosas para la entidad, el lugar de residencia del conductor y el directivo, con el fin de optimizar los tiempos de desplazamiento y reducir el consumos de combustible, lo anterior, en atención a las directrices de austeridad del gasto emitidas por la Presidencia de la República.
La asignación o reasignación de vehículos y/o conductores será notificado por correo electrónico institucional, los cuales deberán ser acatados por los Directivos y conductores a partir del día hábil siguiente a dicha notificación.
PARÁGRAFO: Para la asignación o reasignación del conductor de la Dirección General, esta deberá contar con una autorización previa por parte del Director(a).
ARTÍCULO 4o. USO. Los vehículos de propiedad del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima) y los que le sean asignados por necesidad del servicio, deberán utilizarse única y exclusivamente como herramienta para el cumplimiento de los fines institucionales y conforme con la asignación que se realice por parte del área responsable de su administración.
ARTÍCULO 5o. LÍMITES DE USO. El uso de los vehículos del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima) está establecido dentro de la ciudad de Bogotá, D. C. El servidor público con asignación de vehículo cuyo lugar de residencia se encuentre en la periferia de la ciudad de Bogotá, D. C., deberá asumir los gastos de peajes que se generen por cada trayecto y por esta situación no se generará reconocimientos adicionales.
PARÁGRAFO 1o. Cuando por razones del servicio, se lleven a cabo actos oficiales fuera del perímetro de la ciudad de Bogotá, D. C., el funcionario directivo deberá realizar una solicitud motivada con cinco (5) días hábiles de antelación al evento, solicitando la autorización de salida del vehículo al Director General con copia al Grupo de Gestión Administrativa, al Grupo de Talento Humano (Con el fin de informar a la ARL la situación) y a la Secretaría General, vía correo electrónico o el sistema que indique la entidad, siempre y cuando se cumplan las siguientes situaciones:
1. Que no exista transporte público al lugar del acto oficial.
2. Que, por motivos de salud, no sea posible el desplazamiento en transporte público, para lo cual deberá aportar con su solicitud la recomendación del profesional de la salud o ARL
3. Que el lugar del acto oficial, presente problemas de orden público, de común conocimiento.
NOTA 1: La Autorización se dará por el Director(a) General, por cualquier medio electrónico o físico, con copia a la Secretaría General, GGA y GTH; y será prerrequisito para la movilización del vehículo.
Cuando se autorice el desplazamiento del vehículo fuera del perímetro de la ciudad, atendiendo los criterios precedentes, no se reconocerán gastos por concepto de peajes; el vehículo se entregará con carga completa de combustible y en caso de requerir combustible adicional, este deberá ser asumido por el o los funcionarios comisionados para el evento oficial.
PARÁGRAFO 2o. En el evento en que se utilice un vehículo para atender funciones fuera del perímetro de la ciudad de Bogotá, D. C., y se autorice la comisión de servicios, esta no podrá contener gastos de transporte para el directivo ni para el conductor. La solicitud de comisión del conductor mecánico que asistirá al evento debe ser solicitada por la dirección misional al Grupo de Gestión Administrativa de la secretaría general del Instituto que requiere el servicio sin excepción.
Así mismo, con el fin de optimizar los recursos asociados al traslado del vehículo fuera del perímetro de la ciudad de Bogotá, D. C., el directivo autorizado deberá establecer el apoyo administrativo que realizará el conductor durante el evento. De lo anterior, se deberá dar reporte al Grupo de Gestión Administrativa, por escrito y con los debidos soportes.
PARÁGRAFO 3o. En concordancia con las directrices de austeridad del gasto, los vehículos solo podrán ser utilizados de lunes a viernes y su uso fines de semana y festivos deberá ser justificado en necesidades del servicio o en razones de seguridad; así mismo se debe racionalizar el uso de combustible y autorización de horas extras a los conductores.
CUSTODIA Y PERNOCTACIÓN DE LOS VEHÍCULOS OFICIALES.
ARTÍCULO 6o. CUSTODIA DE LOS VEHÍCULOS OFICIALES. Los servidores públicos que ejerzan el cargo de conductor mecánico serán responsables de la custodia del vehículo asignado, por lo cual deben velar por su conservación y responder por los daños de quesea objeto el automotor bajo su guarda y cumplir con lo establecido en la normativa de tránsito vigente, el Plan estratégico de seguridad vial y el procedimiento mantenimiento de bienes muebles e inmuebles GAD-GBS-PR-001 establecido por el Instituto(1).
ARTÍCULO 7o. PERNOCTACIÓN VEHÍCULOS OFICIALES. Se deberá tener en cuenta que los vehículos de propiedad del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), deberán pernoctar en los estacionamientos de la sede más cercana a la vivienda del directivo.
PARÁGRAFO 1o. En situaciones administrativas del conductor o directivo (vacaciones, descansos compensados de semana santa y navidad, entre otras) se deberá dejar el vehículo en los estacionamientos del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - Invima, sin excepción.
PARÁGRAFO 2o. El directivo responsable del vehículo podrá solicitar por escrito al grupo de Gestión Administrativa de la Secretaría General, que el vehículo asignado pernocte en el lugar de residencia del conductor, este grupo emitirá dicha autorización.
La entidad no asumirá gastos por concepto de parqueaderos, en los casos en que se autorice que el vehículo pernocte fuera de las sedes del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima).
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 8o. ASIGNACIÓN MÁXIMA DE COMBUSTIBLE POR VEHÍCULO. El tope fijo mensual de consumo de combustible estará determinado de la siguiente manera:
| Placa | Vehículo | Asignado a | Promedio de consumo km/g | Tope de combustible asignado en galones |
| OCJ-973 | Chevrolet Aveo | DIR COSMÉTICOS | 32 | 35 |
| OCJ-974 | Chevrolet Aveo | DIR OPERACIONES | 32 | 35 |
| OCJ-975 | Chevrolet Aveo | DIR ALIMENTOS | 34 | 40 |
| OCK-396 | Hyundai i25 | SECRETARÍA GENERAL | 35 | 40 |
| OCK-397 | Hyundai i25 | DIR DISPOSITIVOS | 30 | 35 |
| OCK-398 | Hyundai Santa Fe | DIR GENERAL | 37 | 50 |
| NPK-382 | Toyota Hilux | DIR MEDICAMENTOS | 31 | 40 |
| OBH-422 | Chevrolet Vitara | DIR RESPONSABILIDAD | 32 | 35 |
| OBH-633 | Chevrolet Vitara | RELEVO | 32 | 35 |
PARÁGRAFO: En caso de llegar al tope del cupo de combustible asignado, el combustible que se requiera para el funcionamiento del vehículo podrá ser cubierto por el funcionario a cargo. De lo contrario, el vehículo deberá permanecer en las sedes del Invima hasta que se renueve el cupo de combustible.
ARTÍCULO 9o. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS CON VEHÍCULOS OFICIALES ASIGNADOS. Es responsabilidad de los servidores públicos que tengan vehículos oficiales asignados y/o aquellos que dirijan las dependencias o grupos de trabajo que se utilicen para actividades de inspección, vigilancia y control o servicios generales, en cumplimiento de los principios de economía y austeridad del gasto público, su uso con carácter exclusivo para el cumplimiento de las necesidades y misionalidad del Instituto, el buen uso de los mismos, teniendo en cuenta además los siguientes aspectos:
1. Los servidores públicos que tienen asignado el uso de vehículos oficiales deberán utilizarlos única y exclusivamente en las labores y actividades oficiales requeridas e inherentes para las cuales fue asignado.
2. Facilitar el vehículo cuando requiera ser utilizado por otra área o dependencia, para realizar actividades de carácter oficial.
3. Permitir la realización de los mantenimientos e inspecciones, dentro de las fechas previamente programadas, y/o reparaciones a que haya lugar, para el correcto funcionamiento de los vehículos.
4. El servidor público que tenga un vehículo automotor asignado deberá exigir al conductor mecánico, cumplir en todo momento con lo reglado en el Código Nacional de Tránsito Terrestre, Ley 769 de 2002, modificada por la Ley 1383 de 2010 y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan, así como las normas de orden distrital y las directrices internas del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - Invima aplicables sobre la materia.
5. Informar vía correo electrónico a los Asesores con Delegación de Funciones de Talento Humano y Gestión Administrativa o sus asignados, cuando presencie que el conductor mecánico incumpla las normas de tránsito vigentes; evidencie mal trato o un inadecuado uso operativo del vehículo, exista un incumplimiento de las órdenes impartidas, el vehículo no se encuentre en adecuadas condiciones para su uso y se evidencie un uso diferente al legalmente permitido.
6. Cuando el funcionario a cargo del vehículo, por cumplimiento de sus funciones, deba viajar fuera de la ciudad o se encuentre en periodo de vacaciones o por motivos de salud se ausente por incapacidad, el vehículo y el conductor deberán quedar a disposición del Grupo de Gestión Administrativa. Por lo anterior, el conductor debe presentarse en el grupo de Gestión Administrativa, para recibir instrucciones y dar cumplimiento a sus funciones, en el tiempo que dure la novedad administrativa, durante estos periodos el vehículo no se podrá usar y deberá permanecer en las sedes del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), sólo se podrá hacer uso del mismo bajo autorización expresa de la Asesor(a) con Delegación de Funciones al Grupo Gestión Administrativa Grupo de Gestión Administrativa.
7. En los casos en que el funcionario a cargo del vehículo evidencie fallas mecánicas, deberá impartir directrices al conductor mecánico responsable para comunicar de manera inmediata al Grupo Gestión Administrativa del Instituto.
8. Los servidores públicos que tienen asignado el uso de vehículos oficiales, deberán utilizarlos única y exclusivamente en las labores y actividades oficiales requeridas e inherentes para las cuales fue asignado y serán garantes de que los conductores respeten en todo momento esta disposición. De tener conocimiento de situación contraria a la acá descrita, el funcionario conocedor deberá remitir informe al Grupo de Instrucción Disciplinaria, para lo de su competencia.
9. El Directivo que tiene asignado el vehículo oficial deberá avalar con su firma las labores realizadas y el tiempo empleado fuera de la jornada ordinaria del conductor mecánico, de acuerdo con la aplicabilidad, el cual debe ser controlado y verificado, teniendo en cuenta la austeridad y la racionalización del gasto en materia de horas extras.
10. En los desplazamientos diarios del lugar de residencia al lugar de trabajo o viceversa, únicamente podrá ser utilizado para transportar al Directivo que tiene asignado el vehículo, por ningún motivo se podrá ordenar al conductor la movilización diaria de personal ajeno a la Entidad, funcionarios y/o contratistas del Instituto, teniendo en cuenta que esto genera costos adicionales en la operación por el consumo de combustible, desgaste del vehículo y en algunos casos horas extra del conductor.
11. En ningún caso el Directivo a cargo del vehículo oficial, deberá hacer entrega de dinero a su conductor para realizar labores de mantenimiento y/o limpieza del vehículo asignado, teniendo en cuenta que la totalidad de estos servicios están cubiertos por las contrataciones del Grupo de Gestión Administrativa. Cuando el contrato de Lavado se encuentre en proceso de adjudicación, a cada conductor se le entregará un kit de aseo que contendrá los elementos necesarios para hacer la limpieza diaria del vehículo.
12. En ningún caso el Directivo a cargo del vehículo oficial, podrá ordenar a su conductor que el mismo sea usado para actividades de carácter personal tales como realizar compras, actividades de mensajería o encomiendas, entre otras, so pena de investigaciones disciplinarias correspondientes.
13. No portar o consumir licores o sustancias alucinógenas durante el uso del servicio de los vehículos asignados.
14. No transportar elementos cuyo volumen impida la visibilidad del conductor o afecten el normal desplazamiento del vehículo.
15. Todos los funcionarios o usuarios de vehículos oficiales deben hacer uso del cinturón de seguridad en todas las vías del territorio nacional.
ARTÍCULO 10. RESPONSABILIDADES Y DEBERES DE LOS CONDUCTORES. Los servidores que desempeñan el cargo de Conductor Mecánico en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima) tienen como responsabilidades y deberes los siguientes:
1. Cumplir a cabalidad con sus funciones contenidas en el respectivo Manual de Funciones y Competencias Laborales, los compromisos concertados para la evaluación del desempeño laboral o medición del rendimiento laboral, así como con las instrucciones impartidas por su jefe inmediato y superiores.
2. Recibir y entregar el vehículo bajo inventario, de conformidad con el procedimiento y formatos elaborados para el efecto; en caso de no hacer el respectivo inventario y que el vehículo presente daños físicos o mecánicos, así como faltantes de sus partes o accesorios, el conductor deberá asumir los costos de reparación y/o reposición de tales faltantes.
3. Mantener los vehículos debidamente aseados, realizar de manera diaria la inspección vehicular e informar oportunamente al Grupo de Gestión Administrativa, cualquier novedad sobre la situación mecánica y de ajuste del vehículo con el fin de ser corregida, lo anterior con el objetivo de garantizar que se programen los mantenimientos preventivos y correctivos del automotor, a efectos de mantener las condiciones óptimas de operación y de seguridad del vehículo.
4. Cumplir en todo momento con lo reglado en el Código Nacional de Tránsito Terrestre, Ley 769 de 2002, modificada por la Ley 1383 de 2010 y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan, así como las normas de orden distrital y las directrices internas del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima) aplicables sobre la materia.
5. Atender con puntualidad, tolerancia y de manera respetuosa y diligente los diferentes requerimientos de sus superiores y/o usuarios en el trayecto que dure la prestación del servicio.
6. Utilizar el vehículo solo para las actividades oficiales concordantes para el cumplimiento de las necesidades y misionalidad del Instituto.
7. Corresponde a los servidores que desempeñan el cargo de Conductor Mecánico, el diligenciamiento de los formatos que avalen las labores realizadas y el tiempo empleado fuera de la jornada ordinaria del funcionario directivo al cual prestan el servicio correspondiente.
8. Diligenciar, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, el formato virtual de inspección mensual de vehículos GAD-GBS-FM010 o el que lo modifique, en donde se verificarán las condiciones técnico-mecánicas y de dotación de equipos de seguridad y prevención de cada vehículo, con la totalidad de los campos, incluido el kilometraje debidamente diligenciado y que corresponda con el total efectivamente recorrido a la fecha de diligenciamiento del formato.
9. Asegurarse de portar y mantener actualizada toda la documentación para la normal movilización del vehículo, en caso de evidenciar que los documentos están próximos a vencer, informará por escrito con tres (3) meses de antelación del vencimiento al Grupo de Gestión Administrativa.
10. Responder por el cuidado, correcta conservación y preservación del vehículo, así como de las herramientas y demás accesorios entregados para su operación, en caso de tener autorización por parte del jefe inmediato para que el vehículo sea guardado en la vivienda del conductor, este deberá garantizar que el sitio de parqueo sea seguro o cuente con vigilancia, en ningún caso el vehículo podrá ser dejado en el espacio público. En caso de alguna pérdida de partes del vehículo como de sus accesorios deberá ser asumida con su propio pecunio.
11. Es deber del conductor, verificar la vigencia del botiquín y el kit de herramientas a su cargo, en caso de evidenciar que algún elemento o insumo están próximos a vencer o en mal estado, informará de forma inmediata al Grupo de Talento Humano y al Grupo de Gestión Administrativa.
12. El conductor asumirá las multas ocasionadas por la violación de cualquier norma de tránsito, cuando la infracción tenga como causa comportamientos indebidos por este o fallas en sus deberes legales.
13. Cuando el conductor incurra de manera reiterada en tres (3) ocasiones durante una misma vigencia, en alguna falta de tránsito que dé lugar a imposición de multa, esta novedad deberá ser informada a la oficina de Instrucción Disciplinaria de la entidad, para lo de su competencia.
14. Cumplir con las políticas y/o planes de seguridad vial, regulación de horas de conducción y descanso.
15. Participar en las reuniones y actividades necesarias para la implementación del plan de seguridad vial de la entidad.
16. Mantener provisionado de combustible el vehículo asignado con un mínimo 1/2 de la capacidad total del tanque y de los diferentes fluidos que garanticen la operatividad del vehículo.
17. Portar la licencia de conducción vigente de la categoría correspondiente para la conducción del vehículo asignado.
18. Siempre que el conductor reciba tratamiento médico que implique el consumo de medicamentos, deberá preguntar explícitamente al médico tratante si dichos medicamentos interfieren o generan riesgo en la conducción de vehículos automotores; en caso positivo, el conductor deberá informar la situación al Grupo de Talento Humano, evitando conducir hasta que sea autorizado por el médico tratante. De la misma forma se deberá proceder en caso de intervenciones quirúrgicas que limiten las capacidades del conductor para realizar esta actividad.
19. Mantener en excelentes condiciones de aseo interior y exterior el vehículo asignado, para ello debe solicitar la autorización del servicio al funcionario encargado del parque automotor y acudir al proveedor contratado para tal fin, en el caso de los primeros meses del año, en los cuales la contratación de este servicio se encuentra en proceso de adjudicación, cada conductor de forma obligatoria deberá realizar limpieza interna y externa del vehículo, con el kit de aseo entregado por el Grupo de Gestión Administrativa.
20. Dejar disponible(s) la(s) llave(s) del vehículo en las porterías de la Entidad, cuando este no se encuentre en servicio.
21. Portar el carné de identificación en un lugar visible, de igual forma, el conductor deberá registrar los ingresos y salidas con la tarjeta de proximidad asignada, cada vez que ingrese o salga de las instalaciones del Invima.
22. Facilitar al Grupo de Gestión Administrativa el acceso al vehículo, cuando el servidor público designado para el seguimiento a las condiciones físicas del mismo lo requiera, para realizar el respectivo registro fotográfico.
23. Cuando la Alcaldía Mayor de Bogotá decrete jornada de día sin carro, de forma obligatoria los conductores deberán ponerse a disposición del Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa, para que le sean asignadas labores de apoyo administrativo durante esta jornada.
24. En caso de que el Directivo a cargo del vehículo, le solicite realizar actividades ajenas a las laborales, deberá realizar reporte inmediato ante el Coordinador del grupo de Gestión Administrativa, con el fin de que este último, remita el debido informe a la Oficina de Instrucción Disciplinaria.
25. Se prohíbe realizar o permitir reparaciones a los automotores sin la autorización respectiva.
26. No se permite emplear el vehículo en cualquier negocio, actividad o transporte ilícito, para fines personales, proselitistas, políticos o religiosos.
ARTÍCULO 11. REPORTE DE ACCIDENTES. En caso de accidente u ocurrencia de cualquier siniestro, el conductor mecánico y/o funcionario directivo deberán con prontitud proceder de la siguiente manera:
1. Si el funcionario se encuentra en condiciones físicas y psicológicas, podrá prestar los primeros auxilios y buscar atención médica necesaria, en caso de que hubiere heridos.
2. Llamar de forma inmediata a la línea 123, para solicitar asistencia médica y la autoridad de tránsito competente (en caso de heridos en el siniestro) y a la compañía de seguros para que, bien sea telefónica o presencialmente, asesore con el procedimiento a realizar y recibir la asistencia correspondiente, sin importar si el siniestro es leve, moderado o grave.
3. Por ningún motivo, el conductor puede hacer acuerdos de reparación en el sitio del accidente ni recibir dinero por este concepto, todas las gestiones deben ser tramitadas por medio del abogado de la aseguradora.
4. Si en el accidente se vieren involucrados otros vehículos, deberá tomar nota de cada uno de los datos de identificación de los vehículos involucrados, nombre, dirección de los conductores y de sus propietarios; así mismo se debe tomar registro fotográfico del o los vehículos involucrados (Parte delantera, trasera, izquierda y derecha), las fotografías deben ser tomadas de forma que se tenga una visión panorámica del siniestro y las placas de identificación de los involucrados.
5. El conductor deberá presentar al día hábil siguiente, un informe escrito de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de los hechos, este deberá ser entregado al Grupo de Gestión Administrativa, junto con fotocopia de su licencia de conducción ampliada al 150%, copia de la cédula de ciudadanía y del croquis elaborado por la autoridad de tránsito (en caso de que aplique) y registro fotográfico del accidente, para el trámite de las reclamaciones a que haya lugar.
6. En todo caso los conductores serán responsables por los daños que le causen a los vehículos por dolo o culpa grave y estarán obligados a asumir los costos de reparación del vehículo que no sean asumidos por la aseguradora como lo es el valor del deducible o de las indemnizaciones a favor de los terceros afectados, cuando el monto del daño sea inferior al monto del deducible, sin perjuicio de las otras responsabilidades penales, civiles y disciplinarias que eventualmente deban asumir.
ARTÍCULO 12. REPORTE JORNADA LABORAL DEL CONDUCTOR. La jornada laboral de los conductores mecánicos del Invima, será aquella elegida por el servidor público y establecida según los horarios fijados para el Instituto, de conformidad con los procedimientos vigentes ante el Grupo de Talento Humano.
Para efectos del reconocimiento y pago de horas extras, la jornada laboral se contabilizará a partir de la hora en la cual el conductor llega al domicilio de la persona a transportar y finalizará a la hora en que deje al Directivo en el lugar que le sea indicado.
En los términos del Decreto número 330 de 2018 o la norma que lo modifique o sustituya, así como las normas que lo modifiquen o sustituyan, el límite para el pago de horas extras mensuales a los conductores es de cien (100) horas. Se autorizará tiempo compensatorio en los términos del Decreto Ley 1042 de 1978 o la norma que lo modifique o sustituya y demás normas en la materia.
Con el fin de controlar el reconocimiento y pago de horas extras, el servidor a quien se le haya asignado el vehículo debe dejar constancia de la jornada diaria de trabajo a través de la planilla que para el efecto establezca el Grupo de Talento Humano, en la que se registre la hora en la cual el conductor se encontró a disposición de la persona a transportar y hasta la hora en que lo dejó en el lugar que le f ue indicado.
El conductor debe entregar al Grupo de Talento Humano, la planilla debidamente diligenciada y firmada dentro de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes.
Dichas horas extras podrán ser revisadas y comparadas por medio de los reportes generados por el equipo GPS instalado en el vehículo.
ARTÍCULO 13. SEGUIMIENTO Y CONTROL SATELITAL A LOS VEHÍCULOS OFICIALES. Sin perjuicio de las facultades y competencias de la Oficina de Control Interno y el Grupo de Instrucción Disciplinaria de la Oficina Asesora Jurídica, a través del Grupo de Gestión Administrativa de la Secretaría General, se realizará la vigilancia y seguimiento al debido uso de los vehículos oficiales, así como el consumo de combustible, con el fin de garantizar que se usen de forma austera y eficiente.
El Invima tendrá la autonomía para contratar e instalar en cada uno de los vehículos de su propiedad, dispositivos de seguimiento y rastreo satelital GPS.
El Grupo de Gestión Administrativa, realizará consulta de los informes de recorridos realizados por cada vehículo durante la semana, garantizando reserva y custodia de la ' información.
De acuerdo con lo anterior, en caso de identificar recorridos no habituales, movilización del vehículo fuera del horario laboral, fines de semana, aumentos en los consumos de combustible, alertas por exceso de velocidad, etc., el Grupo de Gestión Administrativa de la Secretaría General solicitará vía correo electrónico al Directivo a cargo del vehículo y al conductor asignado, la justificación de los recorridos no habituales. En caso de que las justificaciones no sean satisfactorias, se realizarán los respectivos reportes al Grupo de Instrucción Disciplinaria de la Oficina Asesora Jurídica.
ARTÍCULO 14. REMPLAZO DE VEHÍCULOS. El Grupo de Gestión Administrativa de la Secretaría General, verificará si hay disponibilidad de vehículos dentro de su parque automotor, para realizar el relevo del vehículo asignado en caso de que se presente fallas mecánicas, mantenimiento, inspecciones y/o siniestro que dejen fuera de servicio el vehículo asignado al directivo.
En caso de no contar con disponibilidad de vehículo y/o conductor, no se podrá dar cobertura al servicio de transporte, por lo que el Directivo deberá movilizarse por sus propios medios.
Siempre garantizará la cobertura en el servicio de trasporte de la Dirección General, por lo que en caso de que no exista disponibilidad de vehículo de relevo y/o conductor, se asignará de forma transitoria el vehículo y/o conductor de otra Dirección.
ARTÍCULO 15. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Resolución número 2011006983 del 15 de marzo de 2011 y las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Se expide en Bogotá, D. C., a 5 de mayo de 2025.
La Secretaria,
Sandra Yamile Herrera Quiceno
NOTAS AL FINAL:
1. https://kawak.com.co/invima/gst_documental/doc_visualizar.php?v=2627
