CONCEPTO 113 DE 2025
(junio)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS, INVIMA
Bogotá D.C., junio de 2025
Doctora
XXXXX
Directora Técnica de Medicamentos y Productos Biológicos INVIMA
| Asunto: | Respuesta a su solicitud de concepto de poderes especiales en los trámites de registros sanitarios, trámites asociados y demás trámites en la actuación administrativa. |
Respetada Doctora xxxxx, cordial saludo:
En atención a su solicitud de consulta relacionada con la figura de poder especial en los trámites de registros sanitarios y demás trámites administrativos; esta Oficina Asesora Jurídica en el marco de sus competencias, se permite dar respuesta en los siguientes términos:
1. La consulta:
"(..) Se solicita desde la oficina que usted lidera una posición institucional en la presentación de poderes especiales para los diferentes trámites que se presentan en específico en la dirección de medicamentos, pero también en la entidad con las demás misionales.
Lo anterior de conformidad con la ley 1564 de 2012 artículo 74, decreto 019 de 2012 articulo 5 y 24, ley 527 de 1999.
De conformidad con las normas antes referenciadas, se tiene que el poder especial puede ser presentado:
- En documento privado
- Por mensaje de datos con firma digital
No es claro si debe presentarse autenticado o no.
Ahora bien, para poderes otorgados en el exterior como lo indica el artículo 74 del código general del proceso dice literalmente: "podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en este último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251". Para este caso la dirección lo ha venido manejando que si el documento se lleva a un cónsul u otra autoridad se le aplica el artículo 251, pero sino se extiende ante el cónsul u otra autoridad no le aplica el artículo 251 CGP, por considerarse un documento privado.
En consecuencia, se solicita una posición Institucional sobre la presentación de los poderes especiales en los diferentes trámites que se radican en la entidad: solicitudes de registro y trámites asociados, desistimiento, perdida de fuerza ejecutoria, recurso de reposición, revocatoria directa.”
2. Marco normativo aplicable:
Constitución Política de Colombia
Ley 84 de 1873[1]
3. Consideraciones Jurídicas:
En relación con la figura de la representación y los poderes para actuar en trámites ante el Instituto, esta Oficina tuvo oportunidad de ocuparse en anterior pronunciamiento, particularmente a través del concepto externo 1107-021-2025[6], donde analizó y delimitó el marco normativo aplicable a dicha materia; en este sentido, se ratifica lo allí expuesto, considerando necesario traer a colación las siguientes precisiones.
Lo primero en señalar es que la figura de la representación es desarrollada por el Código Civil Colombiano, que en lo pertinente a los requisitos para obligarse frente a los actos y declaraciones de voluntad señala:
"Artículo 1502. <Requisitos para obligarse>. Para que una persona se obligue a otra por un acto o declaración de voluntad, es necesario:
1o.) que sea legalmente capaz.
2o.) que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio.
3o.) que recaiga sobre un objeto lícito.
4o.) que tenga una causa lícita.
La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, sin el ministerio o la autorización de otra.
Artículo 1503. <Presunción de capacidad>. Toda persona es legalmente capaz, excepto aquéllas que la ley declara incapaces. (...)
Artículo 1505. <Efectos de la representación>. Lo que una persona ejecuta a nombre de otra, estando facultada por ella o por la ley para representarla, produce respecto del representado iguales efectos que si hubiese contratado él mismo."
En esta medida, se estableció que cualquier individuo tiene el derecho de comparecer ante la administración pública a través de un representante, siempre que este último demuestre que posee la capacidad legal necesaria para asumir compromisos en nombre del representado.
En relación con la figura de poderes, se advirtió que la norma específica que regula esta materia es el Código General del Proceso - Ley 1564 de 2012, que en su artículo 74 dispone:
"Artículo 74. Poderes. Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas.
Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251.
Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona.
Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital.
Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio."
En este contexto, se señaló que la norma en cita contempla la posibilidad de otorgar dos tipos de poderes: uno de carácter general y otro de carácter específico, dependiendo del objetivo que se persiga. Tratándose del poder general, la exigencia de la norma determina que se constituya a través de escritura pública; y respeto del poder especial, señala que se constituye a través de documento privado, en el cual se deberán identificar y determinar claramente los asuntos encomendados.
En esta forma, se reitera que la norma descrita no prevé en forma expresa requisito de presentación personal ni autenticación respecto de los poderes, la única particularidad que la norma contempla es en el caso en el que el poder se constituya en el extranjero, al señalar que la persona interesada podrá dirigirse al cónsul colombiano o a un funcionario autorizado por la legislación local, y en este caso deberá cumplir con los requisitos de autenticación establecidos en el artículo 251 de la Ley 1564 de 2012.
Nótese que la norma descrita es potestativa en cuanto establece que, en los casos en que el usuario que confiere un poder en el extranjero decida presentarlo ante un cónsul colombiano o ante un funcionario autorizado por la legislación local, deberá dicho poder cumplir con los requisitos de autenticación previstos en la normativa correspondiente. Sin embargo, esta disposición no impone de manera obligatoria la autenticación para todos los poderes otorgados en el extranjero; es decir, aquellos documentos que no se presenten en estas condiciones específicas, deben considerarse, en virtud del ordenamiento jurídico, como documentos privados válidos, sin la necesidad de cumplir con los requisitos de autenticación que exige el Código General del Proceso.
En consecuencia, la interpretación que hace esta Oficina Asesora Jurídica es que el proceder de la Dirección Técnica de Medicamentos y Productos Biológicos en la gestión y validación de los poderes otorgados en el exterior, esto es "...que si el documento se lleva a un cónsul u otra autoridad se le aplica el artículo 251, pero sino se extiende ante el cónsul u otra autoridad no le aplica el artículo 251 CGP, por considerarse un documento privado" está en concordancia con la normativa vigente, respetando los lineamientos legales y reconociendo la validez de los documentos privados en ausencia de una autenticación formal, siempre que se hayan cumplido los requisitos de identificación y claridad en las facultades conferidas.
Ahora bien, frente a la claridad requerida de autenticación de los poderes especiales, se precisa que el artículo 74 del Código General del Proceso no prevé de manera expresa que el poder especial requiera para su presentación ser autenticado, esto implica que, en principio, la norma no establece un requisito nominal de autenticación para los poderes especiales, sino que se enfoca en la validez y formalidad del documento que los respalda, como la identificación clara de las facultades conferidas y la firma del poderdante. La ausencia de una mención expresamente restrictiva en dicho artículo refuerza la idea de que la validez del poder especial puede estar sujeta a otras formas de acreditación, como la firma digital o la simple firma autógrafa en documentos privados, siempre y cuando cumplan con los requisitos de forma establecidos en la ley y sean suficientes para acreditar la voluntad del poderdante.
En consecuencia, el Código General del Proceso establece que los poderes especiales pueden ser otorgados a través de un documento privado, sin que se indique la necesidad de su autenticación, siempre y cuando dicho documento cumpla con los requisitos de identificación del poderdante y especifique claramente las facultades que se están confiriendo. La normativa en cita no obliga a un proceso de autenticación formal adicional; en esta medida, la interpretación coherente con el ordenamiento jurídico señala que, salvo requisitos específicos establecidos en otras disposiciones, la presentación de un poder especial no requiere ser autenticada, basta con que esté debidamente documentado y cumpla con los requisitos establecidos por el artículo 74 ibidem.
Asimismo, el artículo 74 del Código General del Proceso prevé que podrá conferirse poder especial por "mensaje de datos con firma digital"; frente a lo cual se hace necesario mencionar que la Ley 527 de 1999 dispone respecto a su validez:
"Artículo 2. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por:
(...) c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación; (..)
Artículo 7. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma." (Negrita y subraya fuera de texto)
En este margen, es indispensable señalar que, si el poder especial se presenta a través de mensaje de datos con firma digital, el usuario deberá dar cumplimiento a lo preceptuado por el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, que dispone los atributos jurídicos de una firma digital, destacando su equivalencia legal con una firma manuscrita, siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:
"Artículo 28. Atributos jurídicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.
PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.”
En este punto, es indispensable reiterar que en materia de simplificación de trámites administrativos, que el Gobierno nacional suprimió desde el año de 1995 la presentación personal para las actuaciones de la administración pública, a través del Decreto Ley 2150 de 1995, "Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública":
"Artículo 33. Prohibición de presentaciones personales. Prohíbase la exigencia de la presentación personal en las actuaciones frente a la administración pública, salvo aquéllas exigidas taxativamente en los códigos."
En esta línea, la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, dispuso la prohibición de las presentaciones personales:
"Artículo 9. Prohibiciones. A las autoridades les queda especialmente prohibido: (...)
Exigir la presentación personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija. (...)".
Así mismo, debe aclararse que la finalidad del Decreto Ley 019 de 2012 es suprimir y reformar las regulaciones y procedimientos innecesarios y facilitar accesibilidad de los ciudadanos a los en la Administración Pública.
"Artículo 5. Economía en las actuaciones administrativas. Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas."
Frente al trámite de poderes especiales la finalidad del Decreto Ley 019 de 2012[7] fue la simplificación de trámites administrativos, promoviendo la eficiencia y reducción de formalidades innecesarias en el sector público. Bajo esta lógica la Oficina Asesora Jurídica interpreta que la norma especial del Código General del Proceso[8] expedida con posterioridad a la entrada en vigencia del Decreto- Ley, no estableció de manera expresa que los poderes especiales deban ser autenticados para su presentación; por ende, no puede entenderse como una exigencia legalmente impuesta, en concordancia con el principio de eficacia[9] que rige la administración pública, menos aun cuando la norma específica que regula la materia no exige este requisito.
En los términos anteriores damos respuesta a su solicitud.
Cordialmente,
ANDRÉS FERNANDO MESA VALENCIA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1. Ley 84 de 1873. Código Civil Colombiano.
2. "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones."
3. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
4. Ley 1564 de 2012. Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
5. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
6. Comunicación Externa 1107-021-2025 - Figura de la representación y los poderes para actuar en trámites ante el Instituto.
7. Diario Oficial No. 48.308 de 10 de enero de 2012
8. Diario Oficial No. 48.489 de 12 de julio de 2012
9. Ley 1437 de 2011. Artículo 3. Principios. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las leyes especiales. (..) 11. En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, (...).
