CONCEPTO 25 DE 2025
(febrero)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS, INVIMA
Bogotá D.C., febrero de 2025
Señor:
XXXXXXX
xxxxxxx@ phrlegal.com
| Asunto: | Respuesta a su solicitud de consulta - Rad. 20251007750. |
Cordial saludo, Señor XXXX:
En atención a su solicitud de consulta, relacionada con apostilla y/o legalización de documentos en trámites ante el Instituto y firma digital o electrónica; esta Oficina Asesora Jurídica en el marco de sus competencias, se permite dar respuesta en los siguientes términos:
1. La consulta:
"(…)1.Informar que documentos y en que trámites del INVIMA se requiere apostilla y/o legalización y cuáles no requieren apostilla y/o legalización (por ejemplo, poderes, certificados de libre venta, certificados de existencia y representación legal).
2. Informar que documentos y en que trámites del INVIMA se acepta la firma digital o electrónica y cuáles no pueden tener firma digital o electrónica (por ejemplo, poderes, certificados de libre venta, certificados de existencia y representación legal).
3. Informar y explicar detalladamente el fundamento legal de las respuestas a las peticiones 1 y 2. (...)"
2. Marco normativo aplicable:
Convención de la Haya de 1961
Constitución Política de Colombia
Decreto 2364 de 2012[8]
Resolución 1959 de 2020 del Ministerio de Relaciones Exteriores[11].
3. Consideraciones Jurídicas:
En principio, la Constitución Política de 1991, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los siguientes principios:
"Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley."
En línea con lo anterior, la Ley 1437 de 2011, dispone que las autoridades deben aplicar a las actuaciones y procedimientos administrativos los principios consagrados en la Constitución Política, así:
"Artículo 3. Principios. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las leyes especiales.
Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.
(...) 11. En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa.
12. En virtud del principio de economía, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.
13. En virtud del principio de celeridad, las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas." (Subrayado añadido).
Estos principios facilitan que las actuaciones de las autoridades se lleven a cabo de manera efectiva, maximizando tanto el tiempo como los recursos disponibles. En este contexto, la implementación de tecnologías de la información y las comunicaciones se vuelve esencial, ya que no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también asegura que las actuaciones cumplan los cometidos constitucionales de la administración pública.
Bajo este marco se procede a resolver la consulta invocada, la cual será abordada a partir de las disposiciones normativas que el ordenamiento jurídico prevé con relación a la validez de la firma digital o electrónica en los trámites o asuntos que se adelanten ante la administración pública; así como el marco normativo que establece lo relacionado con el requisito de apostilla y/o legalización de documentos en la gestión pública.
Respecto a la firma digital la Ley 527 de 1999 establece:
"Artículo 2. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por:
(...) c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación;
Artículo 7 [12]. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma."
En este margen, el artículo 28 de la Ley 527 de 1999 establece los atributos jurídicos de una firma digital, destacando su equivalencia legal con una firma manuscrita, siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:
"Artículo 28. Atributos jurídicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.
PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional."
Por su parte, el Decreto 1074 de 2015, define y reglamenta la firma electrónica, así:
"Artículo 2.2.2.47.1. Definiciones. Para los fines del presente capítulo se entenderá por:
(...) 3. Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente."
Conforme lo anterior, la firma electrónica se define como un conjunto de métodos, incluyendo códigos y datos biométricos, que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre que garantice su uso adecuado y confiable.
"Artículo 2.2.2.47.2. Neutralidad tecnológica e igualdad de tratamiento de las tecnologías para la firma electrónica. Ninguna de las disposiciones del presente capítulo será aplicada de modo que excluya, restrinja o prive de efecto jurídico cualquier método, procedimiento, dispositivo o tecnología para crear una firma electrónica que cumpla los requisitos señalados en el artículo 7o de la Ley 527 de 1999."
En este sentido, la neutralidad tecnológica busca asegurar que no se excluya ningún método que cumpla con los requisitos legales, promoviendo así la inclusión de diversas tecnologías en la creación de firmas electrónicas.
Ahora bien, el artículo 2.2.2.47.3 ibidem establece que el requisito de firma se considera cumplido si la firma electrónica es confiable y apropiada para el propósito del mensaje que se busca comunicar.
"Artículo 2.2.2.47.3. Cumplimiento del requisito de firma. Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje."
Artículo 2.2.2.47.4. Confiabilidad de la firma electrónica. La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si:
1. Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante.
2. Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.
PARÁGRAFO. Lo dispuesto anteriormente se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de que cualquier persona:
3. Demuestre de otra manera que la firma electrónica es confiable, o
4. Aduzca pruebas de que una firma electrónica no es confiable."
Asimismo, el Decreto 1074 de 2015 establece que la firma electrónica es legalmente válida y tiene los mismos efectos que una firma manuscrita, siempre que cumpla con los requisitos específicos establecidos en la normativa correspondiente.
"Artículo 2.2.2.47.5. Efectos jurídicos de la firma electrónica. La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquel cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.43.3 de este decreto."
Del análisis de las disposiciones en cita se concluye que, existe un marco normativo robusto que regula la validez y confiabilidad de la firma electrónica en Colombia, garantizando su eficacia jurídica en el contexto de la Ley 527 de 1999. Complementariamente, el artículo 28 de la Ley 527 de 1999 refuerza esta validez al presuponer la intención del suscriptor de vincularse al contenido del mensaje, siempre que la firma digital sea única, verificable, controlada exclusivamente por el firmante, y ligada al mensaje de tal manera que cualquier alteración invalide la firma. Este conjunto de disposiciones normativas establece un marco claro y coherente que promueve la confianza en el uso de firmas electrónicas, facilitando su adopción en el ámbito legal y administrativo y favoreciendo las relaciones entre el Estado y los administrados.
Con relación a la certificación de las firmas electrónicas, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 527 de 1999, el artículo 30 del Decreto 019 de 2012, dispone:
«ARTÍCULO 30. Actividades de las entidades de certificación. [Modificado por el art. 161, Decreto Nacional 019 de 2012]. Las entidades de certificación autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio para prestar sus servicios en el país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades:
1. Emitir certificados en relación con las firmas digitales de personas naturales o jurídicas.
2. Emitir certificados sobre la verificación respecto de la alteración entre el envío y recepción del mensaje de datos.
3. Emitir certificados en relación con la persona que posea un derecho u obligación con respecto a los documentos enunciados en los literales f) y g) del artículo 26 de la presente ley.
4. Ofrecer o facilitar los servicios de creación de firmas digitales certificadas.
5. Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.
6. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos.» (Subraya añadida)
La jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia[13] ha reiterado con relación a la eficacia jurídica de la firma electrónica:
"(..) dicha firma sólo producirá los efectos jurídicos de la manuscrita equivalencia funcional cuando cumpla determinados requisitos de seguridad y de fiabilidad, cuestiones que dependen del proceso técnico utilizado en su creación, siendo altamente seguro el basado en la criptografía asimétrica arte de cifrar la información, mediante algoritmos de clave secreta, porque garantiza la identificación del autor del mensaje, integridad y confidencialidad del mismo...
Dicha especie de firma electrónica [la digital] se equipará a la firma ológrafa, por cuanto cumple idénticas funciones que ésta, con las más exigentes garantías técnicas de seguridad, pues no sólo se genera por medios que están bajo el exclusivo control del firmante, sino que puede estar avalada por un certificado digital reconocido, mecanismos que permiten identificar al firmante, detectar cualquier modificación del mensaje y mantener la confidencialidad de éste."
De otro lado, la Ley 1341 de 2009 establece un marco para el uso de las tecnologías de la información en la administración pública, promoviendo la eficiencia, la transparencia, la interoperabilidad y la seguridad de la información, con el objetivo de mejorar la gestión pública.
"Artículo 2. Principios orientadores. "(...) el desarrollo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones son una política de Estado que Involucra a todos los sectores y niveles de la administración pública y de la sociedad, para contribuir al desarrollo educativo, cultural, económico, social y político e incrementar la productividad, la competitividad, el respeto a los Derechos Humanos inherentes y la inclusión social. // (...)
8. Masificación del Gobierno en Línea. Con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones. El Gobierno Nacional fijará los mecanismos y condiciones para garantizar el desarrollo de este principio. Y en la reglamentación correspondiente establecerá los plazos, términos y prescripciones, no solamente para la instalación de las infraestructuras indicadas y necesarias, sino también para mantener actualizadas y con la información completa los medios y los instrumentos tecnológicos. '' (Negrilla y subrayado fuera de texto original)
Bajo este entendido, la Ley 1955 de 2019 incorporó como obligación para las entidades estatales del orden nacional el deber de incluir en sus respectivos planes de acción el componente de transformación digital. Para tal fin, el artículo 147 de dicha ley estableció que los proyectos estratégicos de transformación digital se orientarán entre otros por los siguientes principios:
"(...) 2. Aplicación y aprovechamiento de estándares, modelos, normas y herramientas que permitan la adecuada gestión de riesgos de seguridad digital, para generar confianza en los procesos de las entidades públicas y garantizar la protección de datos personales.
8. Implementación de todos los trámites nuevos en forma digital o electrónica sin ninguna excepción, en consecuencia, la interacción del Ciudadano-Estado sólo será presencial cuando sea la única opción." (Negrilla y subrayado fuera de texto original)
Resulta relevante señalar que el artículo 5 de la Ley 1437 de 2011, reafirma el derecho de los ciudadanos a interactuar con las autoridades por medios tecnológicos y electrónicos, lo que promueve la inclusión y la accesibilidad a los servicios de la administración pública. En esta medida, la firma electrónica se convierte en una herramienta crucial para garantizar que las interacciones electrónicas sean seguras y válidas legalmente, permitiendo una comunicación ágil y efectiva entre ciudadanos y entidades públicas. Esto significa que los ciudadanos pueden ejercer su derecho a presentar peticiones, recibir información y acceder a servicios no solo de manera presencial, sino que también pueden interactuar con las autoridades de manera digital y eficiente.
"Artículo 5. Derechos de las personas ante las autoridades. En sus relaciones con las autoridades toda persona tiene derecho a:
1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información oportuna y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto.
Las anteriores actuaciones podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad o integradas en medios de acceso unificado a la administración pública, aún por fuera de las horas y días de atención al público. (...)
9. A relacionarse con las autoridades por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad o integrados en medios de acceso unificado a la administración pública.
10. Identificarse ante las autoridades a través de medios de autenticación digital." (Negrita y subraya añadidas).
Por lo tanto, el uso de la firma electrónica se ajusta a lo preceptuado los artículos 53 y 53A de la Ley 1437 de 2011, que establece:
"Artículo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos.
En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen."
ARTÍCULO 53A. Uso de medios electrónicos. Cuando las autoridades habiliten canales digitales para comunicarse entre ellas, tienen el deber de utilizar este medio en el ejercicio de sus competencias.
Las personas naturales y jurídicas podrán hacer uso de los canales digitales cuando así lo disponga el proceso, trámite o procedimiento.
El Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, podrá a través de reglamento establecer para cuáles procedimientos trámites o servicios será obligatorio el uso de los medios electrónicos por parte de las personas y entidades públicas. El ministerio garantizará las condiciones de acceso a las autoridades para las personas que no puedan acceder a ellos.
(Adicionado por el Art. 8 de la Ley 2080 de 2021)" (Negrita y subraya propias).
En orden a establecer la primera conclusión, en relación a documentos firmados en forma electrónica o digital para ser presentados en trámites ante el Instituto, debe precisarse conforme el marco jurídico expuesto, que su admisión y aceptabilidad no es excluyente respecto de ningún trámite, en la medida que las disposiciones normativas que regulan la materia establecen de manera clara la validez y eficacia jurídica de las firmas electrónicas en los procesos o tramites que se adelantan ante la administración pública. Bajo este entendido, la normativa citada promueve la modernización y eficiencia en la gestión documental, garantizando que todos los documentos presentados electrónicamente tengan la misma fuerza probatoria que aquellos firmados de manera manuscrita, siempre que se cumplan los criterios de autenticidad, verificación y control exclusivos del firmante. Por lo tanto, no existe limitación legal que impida al peticionario utilizar la firma electrónica o digital en sus trámites ante el INVIMA, lo que permite un acceso ágil y efectivo a los servicios que ofrece la entidad.
Ahora bien, en relación a los documentos y trámites ante el Instituto que requieren apostilla y/o legalización, lo primero por mencionar es que, la emisión de documentos otorgados en el exterior, dada las particularidades normativas de los Estados y entidades oficiales que los expiden, comprenden una singularidad y multiplicidad de situaciones que deben ser previamente analizadas para otorgarles validez en Colombia. El Instituto analiza cada caso en particular, a la luz de las disposiciones de la Convención de la Haya de 1961 (en adelante "la Convención" o "el Convenio"); el "Manual práctico sobre el funcionamiento del Convenio sobre la apostilla", expedido por la Oficina Permanente de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (cuya consulta es sugerida por la Cancillería Colombiana) y el ordenamiento jurídico interno.
Resulta relevante mencionar, que el convenio se aplica a documentos públicos autorizados en un Estado contratante que deben ser presentados en otro, para tal efecto, se consideran documentos públicos aquellos emitidos por autoridades o funcionarios de la jurisdicción estatal, documentos administrativos y certificaciones oficiales sobre documentos privados, de acuerdo con lo establecido en su Artículo 1:
"Artículo 1. El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.
Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:
a) Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.
b) Los documentos administrativos,
c) Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.
Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará a:
a) A los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares
b) A los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera."
En esta medida, la Convención de la Haya el 5 de octubre de 1961, aprobada por Colombia mediante la Ley 455 de 1998, determinó, en su artículo 3o, que la única formalidad que puede exigirse por los Estados contratantes para certificar la autenticidad de una firma es la fijación de una apostilla con las formalidades previstas en el artículo 4o de la misma Convención.
"Artículo 3. La única formalidad que podrá ser exigida para certificar la autenticidad de la firma, el carácter con que ha actuado el signatario del documento y, de corresponder, la identidad del sello o del timbre que lleva el documento, será una acotación que deberá ser hecha por la autoridad competente del Estado en el cual se originó el documento, de conformidad con lo previsto en el artículo.
Sin embargo, la formalidad mencionada en el párrafo precedente no podrá exigirse cuando las leyes, reglamentos o las costumbres vigentes en el Estado en el que el documento deba surtir efecto, o un acuerdo entre dos o más Estados contratantes, la rechacen, la simplifiquen o eximan al documento del requisito de la legalización." (Negrita y subraya añadida)
Bajo este marco, cada Estado contratante está obligado a eximir de la legalización a los documentos que se apliquen bajo el convenio y que deban ser presentados en su territorio. Esto significa que no se requerirá la legalización tradicional que implicaba la intervención de agentes diplomáticos o consulares. En tanto, la única formalidad que puede exigirse es la obtención de una apostilla, que es un certificado que se adjunta al documento. Esta apostilla es emitida por la autoridad competente del Estado donde se originó el documento y certifica la autenticidad de la firma, la calidad del signatario y, si corresponde, la identidad del sello o timbre del documento.
De lo anterior se colige que la Convención de la Haya, de la cual hace parte Colombia, establece los alcances y condiciones de apostilla de documentos públicos otorgados en el exterior, previsiones que han sido reguladas mediante la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020 del Ministerio de Relaciones Exteriores.
La citada Resolución 1959 de 2020, cuenta con la definición legal de apostilla y la previsión de apostille con respecto a las copias autenticadas ante Notario Público, en los siguientes términos:
"a) Apostilla: Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento surta plenos efectos legales en otro país que hace parte de la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961 y adoptada por Colombia mediante la Ley 455 de 1998; (...)
Artículo 17. Autenticación de copia de documento. La copia de documento autenticada ante Notario público, se apostillará o legalizará conforme a los requisitos que para el efecto establezca el Ministerio de Relaciones Exteriores.
En este sentido, los documentos públicos autorizados en un Estado deben ser presentados en otro Estado sin necesidad de legalización, siempre que estén apostillados.
Con la finalidad de dar claridad, respecto de que documentos son susceptibles de apostilla, el "Manual sobre el funcionamiento práctico de la apostilla"[14] señala que únicamente se aplica el requisito a los documentos públicos; por lo tanto los documentos privados se excluyen de la exigencia de la Convención.
"(q) Documentos privados
182 El Convenio se aplica solamente a los documentos públicos, que se definen como todos los documentos que no sean aquellos otorgados por personas físicas en calidad privada102. Por ende, la segunda categoría se encuentra claramente excluida del ámbito de aplicación del Convenio.
183 El derecho del Estado de origen determina si una persona está actuando en calidad oficial, y, por tanto, si una persona está actuando a título privado. En general, una persona no está actuando en calidad oficial si actúa solo en su nombre propio, o en nombre de una entidad privada (p. ej., como el director de una sociedad o fiduciario).
184 Un documento privado no será considerado un documento público únicamente porque el derecho del Estado de origen prescriba ciertos requisitos de forma y contenido para que el documento tenga validez jurídica." (Negrita y subraya añadida)
Por otro lado, los documentos que requieren legalización son aquellos que no están cubiertos por el Convenio y, deben ser legalizados de acuerdo con las formalidades internacionales que corresponda en cada país; por lo tanto, deben seguir un proceso diferente para ser válidos en otro país. Al respecto el artículo 251 de la Ley 1564 de 2012, señala:
"Artículo 251. Documentos en idioma extranjero y otorgados en el extranjero. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor.
Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país." (Subraya y negritas añadidas)
El artículo 251 del Código General del Proceso, por tanto, establece un marco normativo claro que distingue entre la necesidad de apostilla y la de legalización en función de la procedencia del documento y su admisibilidad. Por un lado, el uso de la apostilla simplifica los trámites para documentos provenientes de países signatarios de la Convención, mientras que la legalización se aplica a documentos de países no firmantes o en casos específicos donde el convenio no se aplica.
Para efecto de dar cumplimiento a los requisitos referidos en el artículo 251 de la Ley 1564 de 2012, debe precisarse que cuando se pretenda hacer valer un documento en Colombia, que fue otorgado en el exterior, debe distinguirse primero si el referido documento proviene o no de un país que haga parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de la Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de 1961, comúnmente conocida como Convención de la Haya a fin de determinar si el mismo debe ser apostillado o legalizado.
Por lo tanto, sí el documento proviene de un país que hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de la Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de 1961, este debe ser apostillado. Pero si el documento proviene de un país que no hace parte del referido instrumento, entonces deberá ser consularizado y posteriormente legalizado en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
En razón a lo expuesto, procedencia de apostilla o legalización para documentos destinados a ser presentados ante el INVIMA tienen fundamento jurídico y normativo de acuerdo con las disposiciones en cita, que en cada caso en particular deberá ser analizado con las particularidades que revista; para efecto de brindar claridad en la inquietud propuesta por el peticionario en relación a los documentos que requieran ser apostillados o legalizados en trámites ante el Instituto y en caso contrario cuales no, corresponderá al análisis que cada solicitante realice del tipo de documento a acreditar en cada trámite, con la finalidad de consultar la normativa aplicable a cada caso en particular.
En este sentido, se recomienda a los solicitantes verificar la clasificación de sus documentos, ya que, dependiendo de su naturaleza y del país de emisión, podrán estar sujetos a distintas exigencias de legalización o apostilla, lo que permitirá un adecuado cumplimiento de los requisitos establecidos por la entidad. Así, el análisis detallado de la normativa aplicable asegurará que los documentos cumplan con las formalidades necesarias, optimizando, por tanto, los procedimientos ante el INVIMA.
El presente concepto se emite en los términos y con el alcance previsto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, según el cual los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
ANDRÉS FERNANDO MESA VALENCIA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
2. "Por medio de la cual se aprueba la "Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros".
3. "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. "
4. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
5. Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.
6. Por la cual se define la "firma autógrafa mecánica" y se modifican algunas disposiciones en materia de apostilla y legalización de documentos previstos en la Resolución 1959 de 2020.
7. Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
8. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7o de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.
9. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo".
10. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad.
11. Por la cual se define la "firma autógrafa mecánica" y se modifican algunas disposiciones en materia de apostilla y legalización de documentos previstos en la Resolución 1959 de 2020.
12. Reglamentado por el Decreto 2364 de 2012.
13. Corte Suprema de Justicia. Sala de Casación Civil, Agraria y Rural. AC1217-2024. Radicación N. 11001-02-03-000-202304888-00 del 19 de marzo de 2024.
14. https://www.hcch.net/es/publications-and-studies/details4/?pid=5888. Como lo indica el prefacio, "Desde su publicación en 2013, el Manual sobre la Apostilla ha sido la principal fuente de información para las Partes contratantes del Convenio y sus Autoridades Competentes. Los funcionarios que emiten y reciben Apostillas, quienes usan los servicios de Apostilla y todos los interesados en ser parte en el Convenio recurren al Manual cuando necesitan orientaciones sobre la aplicación y el funcionamiento práctico del Convenio y del Programa sobre la Apostilla Electrónica (e-APP). De ahí que sea esencial mantener estas orientaciones actualizadas y adecuadas a sus objetivos".
