CONCEPTO 21 DE 2025
(enero)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS, INVIMA
Bogotá D.C., enero de 2025
Señor:
XXXXXXX
XXXXXXX@gmail.com
| Asunto: | Respuesta a su solicitud de consulta - Rad. 20251000104. |
Cordial saludo, Señor XXXX:
En atención a su solicitud de consulta, relacionada con el marco normativo de la figura de la representación y los poderes para actuar en trámites ante el Instituto; esta Oficina Asesora Jurídica en el marco de sus competencias, se permite dar respuesta en los siguientes términos:
1. La consulta:
"(...)1. Se me indique la normatividad actual que maneja el INVIMA para dar trámite a un trámite que se realiza con apoderado judicial.
2. Se me indique qué requisitos y/o formato (contenido) es el exigido por el INVIMA, para aceptar un poder conferido a apoderado judicial.
3. Se me indique, los requisitos y/o formato (contenido) exigido por el INVIMA, para aceptar un poder conferido a una persona jurídica.
4. Se me indique, los requisitos y/o formato (contenido) exigido por el INVIMA, para aceptar un poder, que inicialmente fue conferido a una persona jurídica, pero esta, lo otorga a una persona natural.
5. Se me indique, cómo aplica el INVIMA la ley 2213 de 2022, en referencia al otorgamiento de PODERES.
6. Se me indique si el INIVMA<sic>, en razón y uso de la ley 2213 de 2022, acepta poderes sin autenticar o no. En caso de ser negativa la respuesta, solicito se me indique el por qué no son aceptados estos poderes y bajo qué normatividad se encuentran regulados.
7. Se me indique, si el INVIMA reconoce un poder especial, que fue otorgado a una persona jurídica autenticado ante notaria, pero esta a su vez, lo otorga a un tercero, de manera digital, amparado en la ley 2213.
8. Se me indique si para realizar trámites ante el INVIMA, el poder que confiere una persona jurídica, debe necesariamente ser a un profesional del derecho (abogado) o si los trámites los puede radicar un tercero, debidamente autorizado, sin ser abogado.
2. Marco normativo aplicable:
Constitución Política de Colombia
Ley 84 de 1873[1]
Ley 2013 de 2022[4]
3. Consideraciones Jurídicas:
Procede la Oficina Asesora Jurídica a resolver la consulta planteada a partir de un análisis previo de la temática planteada desde una interpretación general de las disposiciones legales que reglamentan la figura de la representación y el derecho de postulación en la legislación colombiana.
En principio, la Ley 1437 de 2011 -CPACA- señala como principios de las actuaciones administrativas entre otros, los siguientes:
"ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las leyes especiales.
Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.
1. En virtud del principio del debido proceso, las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción. (...) (Negrita y subraya añadidas)
Bajo este entendido, corresponde a las autoridades administrativas obrar bajo el respeto de los procedimientos y formalidades consagrados en el ordenamiento jurídico, conforme con las atribuciones permitidas para el ejercicio de sus funciones, en garantía del interés general y los fines esenciales del Estado.
El Código Civil colombiano establece que los poderes otorgados para la gestión de negocios se regulan por las disposiciones relacionadas con el mandato. En este sentido, el artículo 2142 del Código Civil define el contrato de mandato en los siguientes términos:
"Artículo 2142. <Definición de Mandato>. El mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera.
La persona que concede el encargo se llama comitente o mandante, y la que lo acepta apoderado, procurador, y en general mandatario."
En este marco, el artículo 2156 del Código Civil distingue entre dos tipos de mandato: por un lado, el mandato general, que se otorga para la realización de todos los negocios del mandante, y de otro, el mandato especial, que se limita a uno o varios negocios específicos.
"Artículo 2156. <Mandato Especial y General>. Si el mandato comprende uno o más negocios especialmente determinados, se llama especial; si se da para todos los negocios del mandante, es general; y lo será igualmente si se da para todos, con una o más excepciones determinadas. (...)"
Esta clasificación es fundamental, por cuanto permite a las partes definir claramente el alcance y las limitaciones de la representación otorgada, asegurando así una adecuada gestión de los intereses del mandante.
Asimismo, el artículo 2149 del Código Civil colombiano describe los medios idóneos para el otorgamiento del poder que materializa el mandato:
"El encargo que es objeto del mandato puede hacerse por escritura pública o privada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo inteligible y aún por la aquiescencia tácita de una persona a la gestión de sus negocios por otra".
Con el fin de comprender la figura de la representación se hace necesario traer a colación los artículos del Código Civil Colombiano, que refieren los actos y declaraciones de voluntad:
"Artículo 1502. <Requisitos para obligarse>. Para que una persona se obligue a otra por un acto o declaración de voluntad, es necesario:
1o.) que sea legalmente capaz.
2o.) que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio.
3o.) que recaiga sobre un objeto lícito.
4o.) que tenga una causa lícita.
La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, sin el ministerio o la autorización de otra.
Artículo 1503. <Presunción de capacidad>. Toda persona es legalmente capaz, excepto aquéllas que la ley declara incapaces. (...)
Artículo 1505. <Efectos de la representación>. Lo que una persona ejecuta a nombre de otra, estando facultada por ella o por la ley para representarla, produce respecto del representado iguales efectos que si hubiese contratado él mismo."
De lo anterior se colige que cualquier individuo tiene el derecho de comparecer ante la administración pública a través de un representante, siempre que este último demuestre que posee la capacidad legal necesaria para asumir compromisos en nombre del representado.
Ahora bien, en relación al derecho de postulación la Corte Constitucional lo ha definido como aquel "que se tiene para actuar en los procesos, como profesional del derecho, bien sea personalmente en causa propia o como apoderado de otra persona"[5].
Por su parte la Ley 1564 de 2012 - Código General del Proceso Colombiano prevé:
"Artículo 73. Derecho de postulación. Las personas que hayan de comparecer al proceso deberán hacerlo por conducto de abogado legalmente autorizado, excepto en los casos en que la ley permita su intervención directa."
"Artículo 74. Poderes. Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas.
Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251.
Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona.
Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital.
Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio."
En este contexto, la normativa establece la posibilidad de otorgar dos tipos de poderes: uno de carácter general y otro de carácter específico, dependiendo del objetivo que se persiga. Tratándose del poder general, la exigencia de la norma determina que se constituya a través de escritura pública; y respeto del poder especial, señala que se constituye a través de documento privado, en el cual se deberán identificar y determinar claramente los asuntos encomendados.
Aunado a lo anterior, debe precisarse que la norma descrita no prevé en forma expresa requisito de presentación personal ni autenticación respecto de los poderes, salvo para el caso en el que el poder se constituya en el extranjero, frente a lo cual la ley indica que la persona interesada podrá dirigirse al cónsul colombiano o a un funcionario autorizado por la legislación local, y en este caso cumplir con los requisitos de autenticación establecidos en el artículo 251 de la Ley 1564 de 2012.
De otro lado, el artículo 75 del Código General del Proceso establece condiciones claras para la designación y sustitución de apoderados, dispone la posibilidad de otorgar poder a uno o varios abogados y a personas jurídicas que presten servicios jurídicos, estableciendo como condición que solo un apoderado judicial podrá actuar a la vez en representación de una misma persona. Adicionalmente, la disposición en cita señala la prevalencia del poder especial sobre el general, y respecto de procesos acumulados, que se mantendrá el apoderado del proceso más antiguo, salvo disposición contraria del poderdante. La sustitución del poder es permitida, salvo prohibición expresa, y el poder por escritura pública puede ser sustituido por un memorial. Aunado, quien sustituya un poder puede reasumirlo en cualquier momento, revocando así la sustitución.
"Artículo 75. Designación y sustitución de apoderados. Podrá conferirse poder a uno o varios abogados.
Igualmente podrá otorgarse poder a una persona jurídica cuyo objeto social principal sea la prestación de servicios jurídicos. En este evento, podrá actuar en el proceso cualquier profesional del derecho inscrito en su certificado de existencia y representación legal. Lo anterior, sin perjuicio de que la persona jurídica pueda otorgar o sustituir el poder a otros abogados ajenos a la firma. Las Cámaras de Comercio deberán proceder al registro de que trata este inciso.
En ningún caso podrá actuar simultáneamente más de un apoderado judicial de una misma persona.
El poder especial para un proceso prevalece sobre el general conferido por la misma parte.
Si se trata de procesos acumulados y una parte tiene en ellos distintos apoderados, continuará con dicho carácter el que ejercía el poder en el proceso más antiguo, mientras el poderdante no disponga otra cosa.
Podrá sustituirse el poder siempre que no esté prohibido expresamente.
El poder conferido por escritura pública, puede sustituirse para un negocio determinado, por medio de memorial.
Quien sustituya un poder podrá reasumirlo en cualquier momento, con lo cual quedará revocada la sustitución."
En relación con las facultades de los apoderados, la norma en mención dispone:
"Artículo 77. Facultades del apoderado. Salvo estipulación en contrario, el poder para litigar se entiende conferido para solicitar medidas cautelares extraprocesales, pruebas extraprocesales y demás actos preparatorios del proceso, adelantar todo el trámite de este, solicitar medidas cautelares, interponer recursos ordinarios, de casación y de anulación y realizar las actuaciones posteriores que sean consecuencia de la sentencia y se cumplan en el mismo expediente, y cobrar ejecutivamente las condenas impuestas en aquella.
El apoderado podrá formular todas las pretensiones que estime conveniente para beneficio del poderdante.
El poder para actuar en un proceso habilita al apoderado para recibir la notificación del auto admisorio de la demanda o del mandamiento ejecutivo, prestar juramento estimatorio y confesar espontáneamente. Cualquier restricción sobre tales facultades se tendrá por no escrita.
El poder también habilita al apoderado para reconvenir y representar al poderdante en todo lo relacionado con la reconvención y la intervención de otras partes o de terceros.
El apoderado no podrá realizar actos reservados por la ley a la parte misma; tampoco recibir, allanarse, ni disponer del derecho en litigio, salvo que el poderdante lo haya autorizado de manera expresa.
Cuando se confiera poder a una persona jurídica para que designe o reemplace apoderados judiciales, aquella indicará las facultades que tendrá el apoderado sin exceder las otorgadas por el poderdante a la persona jurídica."
Hechas las anteriores precisiones y considerando el tema que nos ocupa en la solicitud de consulta, debe advertirse que por regla general la figura de la representación no exige que se actúe por intermedio de abogado titulado para los trámites que se desarrollan ante el INVIMA; con excepción de los casos en que legalmente se exija en forma expresa que la actuación requiere ser gestionada a través de abogado, como ocurre en la interposición de los recursos de que trata el artículo 77 de la Ley 1437 de 2011:
"Artículo 77. Requisitos. Por regla general los recursos se interpondrán por escrito que no requiere de presentación personal si quien lo presenta ha sido reconocido en la actuación. Igualmente, podrán presentarse por medios electrónicos.
Los recursos deberán reunir, además, los siguientes requisitos:
1. Interponerse dentro del plazo legal, por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido.
2. Sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad.
3. Solicitar y aportar las pruebas que se pretende hacer valer.
4. Indicar el nombre y la dirección del recurrente, así como la dirección electrónica si desea ser notificado por este medio.
Sólo los abogados en ejercicio podrán ser apoderados. Si la recurrente obra como agente oficioso, deberá acreditar la calidad de abogado en ejercicio, y prestar la caución que se le señale para garantizar que la persona por quien obra ratificará su actuación dentro del término de dos (2) meses.
Si no hay ratificación se hará efectiva la caución y se archivará el expediente.
Para el trámite del recurso el recurrente no está en la obligación de pagar la suma que el acto recurrido le exija. Con todo, podrá pagar lo que reconoce deber." (Negrita y subraya añadidas).
Visto lo anterior, es indispensable señalar en materia de simplificación de trámites administrativos, que el Gobierno nacional suprimió desde el año de 1995 la presentación personal para las actuaciones de la administración pública, a través del Decreto Ley 2150 de 1995, "Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública":
"Artículo 33. Prohibición de presentaciones personales. Prohíbase la exigencia de la presentación personal en las actuaciones frente a la administración pública, salvo aquéllas exigidas taxativamente en los códigos."
En esta línea, la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, dispuso la prohibición de las presentaciones personales:
"Artículo 9. Prohibiciones. A las autoridades les queda especialmente prohibido: (...)
Exigir la presentación personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija. (...)".
Ahora bien, frente a las disposiciones de la Ley 2213 de 2022 debe advertirse que la misma es aplicable a actuaciones judiciales y tiene como sujetos[6]de aplicación a la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales[7] y en los procesos arbitrales"; aclarando para el caso del Instituto que esta disposición no le es aplicable, por cuanto no ejerce funciones jurisdiccionales.
4. Respuesta a las inquietudes planteadas:
Teniendo en cuenta las consideraciones expuestas, esta Oficina de manera concreta procede a dar respuesta a cada uno de los interrogantes:
1. Se me indique la normatividad actual que maneja el INVIMA para dar trámite a un trámite que se realiza con apoderado judicial.
RTA: En los trámites en los que se allegue un poder debidamente constituido a favor de un abogado, el INVIMA aplica las disposiciones contenidas en los capítulos IV y V del Código General del Proceso.
2. Se me indique qué requisitos y/o formato (contenido) es el exigido por el INVIMA, para aceptar un poder conferido a apoderado judicial.
RTA: El Instituto no tiene un formato establecido para el reconocimiento de poder conferido a apoderado. Los requisitos son los determinados por el artículo 74 de la Ley 1564 de 2012- Código General del Proceso, relacionados con: la capacidad del poderdante, la forma del poder (escritura pública o documento privado) si se trata de poder general o especial, la especificidad de las facultades conferidas; así mismo, tratándose de un poder constituido en el extranjero, cuando se opte por la presentación del poder ante funcionario que la Ley local autorice, deberá autenticarse en la forma establecida en el artículo 251 del código.
3. Se me indique, los requisitos y/o formato (contenido) exigido por el INVIMA, para aceptar un poder conferido a una persona jurídica.
RTA: En línea con las respuestas anteriores, la Entidad no exige un formato en particular para la presentación de poderes; respecto del análisis de un poder conferido a persona jurídica, se aplican las disposiciones del Código General del Proceso, en particular lo previsto en los en los artículos 74 y 75 de la Ley 1564 de 2012, los poderes deben ser conferidos por personas que tengan la capacidad legal para hacerlo.
Esto implica que la persona jurídica debe estar debidamente constituida y que su objeto social principal sea la prestación de servicios jurídicos.
4. Se me indique, los requisitos y/o formato (contenido) exigido por el INVIMA, para aceptar un poder, que inicialmente fue conferido a una persona jurídica, pero esta, lo otorga a una persona natural.
RTA: Frente a la solicitud planteada, se reitera que la Entidad no exige un formato en particular, los requisitos exigidos por el INVIMA, son los establecido en los artículos 75 y 77 de la Ley 1564 de 2012.
Las reglas relacionadas con la sustitución del poder, establecen que el poder conferido por escritura pública, puede sustituirse para un negocio determinado por medio de memorial, adicionalmente el artículo 77 ibídem, dispone que en caso de sustitución del poder deberá indicarse las facultades que tendrá el apoderado sin exceder las otorgadas por el poderdante a la persona jurídica.
5. Se me indique, cómo aplica el INVIMA la ley 2213 de 2022, en referencia al otorgamiento de PODERES.
Como se señaló en precedencia las disposiciones de la Ley 2213 de 2022 en relación al otorgamiento de poderes no le son aplicables al Instituto, como quiera que el objeto de la norma es implementar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales y agilizar los trámites de los procesos judiciales que se desarrollen ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales", en este sentido, INVIMA no ejerce funciones jurisdiccionales y por ende no es objeto de aplicación de esta norma.
6. Se me indique si el INIVMA<sic>, en razón y uso de la ley 2213 de 2022, acepta poderes sin autenticar o no. En caso de ser negativa la respuesta, solicito se me indique el por qué no son aceptados estos poderes y bajo qué normatividad se encuentran regulados.
RTA: Conforme las consideraciones expuestas, aclarado que las disposiciones en relación al otorgamiento de poderes de la Ley 2213 de 2022 no le son aplicables al Instituto, se precisa que en virtud de lo establecido en el artículo 74 del Código General del Proceso no se exige requisito de autenticación.
7. Se me indique, si el INVIMA reconoce un poder especial, que fue otorgado a una persona jurídica autenticado ante notaria, pero esta a su vez, lo otorga a un tercero, de manera digital, amparado en la ley 2213.
RTA: De acuerdo con los planteamientos esbozados en anterioridad, el Instituto se acoge y se ciñe a los presupuestos establecidos en la legislación vigente; en esta medida el reconocimiento de un poder especial se da en los términos señalados en el artículo 74 de la Ley 1564 de 2012,[8] que dispone que "se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital."
8. Se me indique si para realizar trámites ante el INVIMA, el poder que confiere una persona jurídica, debe necesariamente ser a un profesional del derecho (abogado) o si los trámites los puede radicar un tercero, debidamente autorizado, sin ser abogado.
RTA: La legislación colombiana permite que cualquier persona con capacidad legal actúe como representante, lo que amplía las posibilidades de representación en diversos trámites administrativos. En el caso de la representación la norma no exige que el representante sea un abogado, lo único que se requiere es que la persona tenga la capacidad legal para obligarse, caso en el cual estaríamos ante la figura del mandato. Por lo tanto, cualquier individuo que cumpla con este criterio puede realizar trámites en nombre de otra persona ante el INVIMA, facilitando así el acceso a los servicios administrativos.
No obstante, es importante señalar que existen situaciones específicas y excepcionales en las que la ley sí requiere la intervención de un abogado titulado, frente a lo cual estaríamos ante la figura del derecho de postulación, en la que deberán hacerlo por conducto de abogado legalmente autorizado; un ejemplo de esto es la presentación de recursos, que está claramente estipulada en el artículo 77 de la Ley 1437 de 2011.
Se da respuesta a su solicitud en los términos del Artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 "Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución".
En los términos anteriores damos respuesta a su consulta.
Cordialmente,
ANDRÉS FERNANDO MESA VALENCIA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1. Ley 84 de 1873. Código Civil Colombiano.
2. Ley 1564 de 2012. Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
3. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
4. Por medio de la cual se establece la vigencia permanente del Decreto Legislativo 806 de 2020 y se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y se dictan otras disposiciones.
5. Sentencia Corte Constitucional T-018 de 2017. Expediente. 5737760- MP. Gabriel Eduardo Mendoza Martelo.
6. Articulo 1 la Ley 2213 de 2022.
7. CONSEJO DE ESTADO. Sección Segunda, Subsección A. Auto del 1o de septiembre de 2022. Radicación: 11001 03 15 000 2022 04442 00. CP. Rafael Francisco Suárez Vargas
8. Aplicable por remisión del artículo 306 de la Ley 1437 de 2011.
