CONCEPTO 2054861 DE 2018
(noviembre 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS, INVIMA
Bogotá D.C,
XXXXXXXXXXXXXXX
Asunto: Respuesta derecho de petición con radicado No. 20181223446.
Cordial saludo,
En atención a su solicitud recibida por esta oficina mediante radicado de la referencia, de manera atenta me permito dar respuesta a los interrogantes formulados y relacionados con los poderes otorgados en el exterior para la obtención de un registro sanitario; en los siguientes términos:
Los interrogantes planteados en su escrito fueron:
“Se debe tener formalidad alguna con respecto a los poderes otorgados en el exterior por una empresa extranjera a un abogado colombiano para adelantar los trámites de obtención de registro sanitario? En caso de ser la respuesta positiva, sería suficiente con la autenticación ante Notario del país de origen del poder? o se debe adelantar cualquier autenticación?
Así mismo, si una empresa extranjera autoriza a un ciudadano colombiano a adelantar los trámites de registro sanitario ante el INVIMA esta autorización debe venir Notarizada? En caso de ser la respuesta positiva, sería suficiente con la autenticación ante Notario del país de origen del poder? o se debe adelantar cualquier otra autenticación? (SIC).
Para dar respuesta, es necesario traer a colación la Ley 1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones", que señala:
“ARTÍCULO 74. PODERES. Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas.
Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la lev local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251.
Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona. Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital.
Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio.'' (Subrayado fuera de texto)
Conforme al marco normativo expuesto, en primera medida determina las clases de poderes que existen, siendo estos generales y especiales, igualmente precisa que estos mandatos podrán otorgarse en el exterior, ante el cónsul colombiano o funcionario que la ley local autorice y en la forma que Indica el artículo 251 ibídem, el cual establece:
“ARTÍCULO 251. DOCUMENTOS EN IDIOMA EXTRANJERO Y OTORGADOS EN EL EXTRANJERO. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor.
Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y sí se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país” (Subrayado fuera de texto)
Lo anterior significa que cuando se pretenda hacer valer un documento en Colombia, que fue otorgado en el exterior, debe distinguirse primero si el referido documento proviene o no de un país que haga parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de la Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de 1961, comúnmente conocida como Convención de la Haya a fin de determinar si el mismo debe ser apostillado o legalizado.
Si el documento proviene de un país que hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de la Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de 1961, este debe ser apostillado. Pero si el documento proviene de un país que no hace parte del referido instrumento, entonces deberá ser consularizado y posteriormente legalizado en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
Es pertinente aclarar que tanto el procedimiento de legalización como el de apostilla de documentos, están dirigidos a certificar el carácter público del documento, así como la veracidad de la firma del funcionario autorizante o de los funcionarios que anteceden en la cadena de legalizaciones, respectivamente, pero no a certificar, ni revisar su contenido.
Teniendo en cuenta lo anterior, los poderes que se otorguen en el exterior deberán cumplir con la formalidad de presentación ante el cónsul colombiano o funcionario que la ley local disponga.
En todo caso, la Oficina Asesora Jurídica se encuentra presta a brindar cualquier asesoría o concepto que se requiera en desarrollo de sus funciones.
Cordialmente;
MELISSA TRIANA LUNA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
