CONCEPTO 2043970 DE 2019
(agosto)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS, INVIMA
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Asunto: Respuesta a su consulta con radicado 20191137329. Apoderado en trámite de registro sanitario.
Cordial saludo señor Peña,
Con ocasión a su solicitud, recibida por este Instituto mediante radicado del asunto, de manera atenta la oficina Asesora Jurídica se permite dar respuesta a los interrogantes formulados en los siguientes términos:
1. ¿Tiene que ser el apoderado de una compañía un abogado debidamente titulado o puede ser cualquier otra persona?
Es pertinente traer a colación el concepto de apoderado para lo cual nos remitiremos a la definición dada por la Real Academia Española y el diccionario jurídico español, que coinciden así:
"Apoderado, da: Dicho de una persona: Que tiene poderes de otra para representarla y proceder en su nombre.
Ahora, en cuanto a la figura de la representación el Código Civil Colombiano señala sobre los actos y declaraciones de voluntad:
ARTICULO 1502. REQUISITOS PARA OBLIGARSE. Para que una persona se obligue a otra por un acto o declaración de voluntad, es necesario:
1o.) que sea legalmente capaz.
2o.) que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio.
3o.) que recaiga sobre un objeto lícito.
4o.) que tenga una causa licita.
La capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma, sin el ministerio o la autorización de otra.
ARTICULO 1503. PRESUNCION DE CAPACIDAD. Toda persona es legalmente capaz, excepto aquéllas que la ley declara incapaces.
... ARTICULO 1505. EFECTOS DE LA REPRESENTACION Lo que una persona ejecuta a nombre de otra, estando facultada por ella o por la ley para representarla, produce respecto del representado iguales efectos que si hubiese contratado él mismo."
Teniendo en cuenta lo anterior, cualquier persona puede concurrir ante la administración mediante representante, siempre que demuestre que cuenta con capacidad legal para obligarse, y su actuación tendrá los mismos efectos que tendría la de su representado.
El tema objeto de su petición se relaciona con la posibilidad de que un tercero, no abogado, sea quien allegue, radique o se faculte para adelantar determinado trámite ante el INVIMA.
Se precisa que para adelantar peticiones, trámites o actuaciones ante la administración la regla general no es que se requiera la intervención de un abogado en la medida que lo que se pretende es que exista una relación directa entre la administración y el administrado; lo anterior con el objetivo de garantizar los derechos de representación, defensa y contradicción de los usuarios.
De otra parte, y en atención a los trámites que se realizan ante la Entidad, es claro que existe la probabilidad de que alguno de éstos sean adelantados por las personas naturales o jurídicas interesadas a través de sus apoderados o representantes legales, frente a éste tema el Instituto lo único que requiere es la documentación con la cual la persona acredite su calidad de apoderado o representante; el primero de los casos con la presentación de un poder bien sea General o Especial, de acuerdo a lo establecido por el artículo 74 de la Ley 1564 de 2012, aplicable por remisión del artículo 306 de la Ley 1437 de 2011:
“ARTÍCULO 74. PODERES. Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.
El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas.
Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251.
Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorga hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquella y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiera el poder sea apoderado de una persona. Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital.
Los poderes podrán ser aceptados expresamente o por su ejercicio."
Para el caso de la representación la norma no exige que el representante sea abogado titulado, únicamente que cuente con capacidad legal para obligarse, por lo mismo, no se requerirá contar con tal calidad para poder realizar trámites en representación de terceros ante la administración y solo en los casos en que la norma exija de manera expresa que la actuación requiere de abogado titulado podrá realizarse tal exigencia, como por ejemplo es el caso de la presentación de recursos establecida por la Ley 1437 de 2011, así:
"ARTÍCULO 77. REQUISITOS. Por regla general los recursos se interpondrán por escrito que no requiere de presentación personal si quien lo presenta ha sido reconocido en la actuación. Igualmente, podrán presentarse por medios electrónicos.
Los recursos deberán reunir, además, los siguientes requisitos:
1. Interponerse dentro del plazo legal, por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido.
2. Sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad.
3. Solicitar y aportar las pruebas que se pretende hacer valer
4. Indicar el nombre y la dirección del recurrente, así como la dirección electrónica si desea ser notificado por este medio.
Sólo los abogados en ejercicio podrán ser apoderados. Si el recurrente obra como agente oficioso, deberá acreditar la calidad de abogado en ejercicio, y prestar la caución que se le señale para garantizar que la persona por quien obra ratificará su actuación dentro del término de dos (2) meses.
Si no hay ratificación se hará efectiva la caución y se archivará el expediente.
Para el trámite del recurso el recurrente no está en la obligación de pagar la suma que el acto recurrido le exija. Con todo, podrá pagar lo que reconoce deber."
2. Es permitido que los representantes legales del importador a través de autorización expresan del fabricante (titular del registro), firmen los formularios de solicitud de registros sanitarios y/o sus trámites asociados"
Como se indicó, cualquier persona puede acceder a la administración mediante representante para adelantar trámites siempre y cuando la norma no exija una calidad en particular, como es el caso de la presentación de recursos atendiendo lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011; caso contario lo Importante es que el documento en que se faculta sea claro en la labor u actividad a adelantar, para el ejemplo expuesto la firma de solicitud de registro y/o sus trámites asociados.
Cordialmente;
MELISA TRIANA LUNA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
