CONCEPTO 2021748 DE 2018
(mayo 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS, INVIMA
Bogotá D.C.
XXXXXXXXXXXXXXX
Asunto: Presentación personal, Decreto 019 de 2012, radicado No. 20181071548.
Cordial saludo,
Teniendo en cuenta su inconformidad, relacionada con la exigencia de presentación personal para adelantar gestiones ante este Instituto, la Oficina Asesora Jurídica se permite dar respuesta en los siguientes términos:
La Ley 1437 de 2011 ''Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, dispone:
"Artículo 3o. Principios. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de este Código y en las leyes especiales.
Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.
1. En virtud del principio del debido proceso, las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción. (...)
Artículo 9o. Prohibiciones. A las autoridades les queda especialmente prohibido: (...)
3. Exigir la presentación personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo exija.
El INVIMA reconoce y adopta las normas presentadas y aprobadas por el gobierno nacional y que son de carácter general, entre estas encontramos el Decreto 019 de 2012 (ley Antitrámites) el cual en el artículo 5o indica:
“ARTÍCULO 5. ECONOMIA EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas. (Subrayado fuera de texto).
ARTÍCULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.
Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales.
Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite. ”
Visto lo anterior, la norma en cita indica que las autenticaciones y presentaciones personales sólo se podrán exigir cuando la ley de manera expresa así lo señale, esto obedeciendo los principios de buena fe, simplicidad, celeridad y economía en las actuaciones administrativas.
El objetivo del mencionado decreto es que los trámites administrativos se adelanten de manera sencilla, ágil y los requisitos que se exijan a los particulares sean razonables y proporcionales, Por todo lo anterior, es importante tener en cuenta que el Instituto en todo momento ha cumplido y acogido lo dispuesto por el Decreto 019 de 2012, frente a las solicitudes y tramites que se desarrollan en esta entidad.
“De otra parte, los invitamos a consultar el Normograma en la página web de la Entidad www.invima.gov.coen el link normatividad opción Normograma o en la dirección https://www.invima.gov.co/normatividad/normograma.html en donde encontrará normas, jurisprudencia, conceptos y toda la actualización normativa que serán de gran apoyo para su labor"
Cordialmente,
MELISSA TRIANA LUNA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
