CONCEPTO 2017830 DE 2018
(abril 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS, INVIMA
Bogotá D.C.
XXXXXXXXXXXXXXX
Asunto: Derecho de Petición Radicado 20181062124
Apreciada doctora, cordial saludo:
En atención a su solicitud, recibida por esta oficina mediante radicado de la referencia, de manera atenta se da respuesta a las inquietudes formuladas dentro de su escrito relacionada con los requisitos que deben cumplir los documentos apostillados que se presentan en los trámites ante el Invima.
Como lo indica en su escrito, la Convención de la Haya el 5 de octubre de 1961, aprobada por Colombia mediante la Ley 455 de 1998, determinó, en su artículo 3o, que la única formalidad que puede exigirse por los Estados contratantes para certificar la autenticidad de una firma, es la fijación de una apostilla con las formalidades previstas en el artículo 4o de la misma Convención.
En Colombia, el artículo 251 de la Ley 1564 de 2012, que corresponde al Código General del Proceso, reguló lo referente a los documentos emitidos en idioma extranjero, y los otorgados en país extranjero, de la siguiente manera:
“Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción el juez designará un traductor.
Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, (...)”.
Lo anterior significa que cuando se pretenda hacer valer un documento en Colombia, que fue otorgado en el exterior, debe distinguirse primero si el referido documento proviene o no de un país que haga parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de la Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de 1961, comúnmente conocida como Convención de la Haya a fin de determinar si el mismo debe ser apostillado o legalizado.
Así las cosas, cuando el documento proviene de un país que hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de la Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de 1961, este debe ser apostillado. Pero si el documento proviene de un país que no hace parte del referido instrumento, entonces este deberá ser consularizado y posteriormente legalizado en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
Se destaca, que tanto el procedimiento de legalización como el de apostilla de documentos, están dirigidos a certificar el carácter público del documento, así como la veracidad de la firma del funcionario autorizante o de los funcionarios que anteceden en la cadena de legalizaciones, respectivamente, pero no a certificar, ni revisar su contenido.
Ahora bien, en cuanto a los requisitos de los documentos que se presentan ante el Instituto, la tendencia internacional de las autoridades sanitarias homologas es la de generar documentos electrónicos; respecto a ello, debemos mencionar que se expidió recientemente la Resolución 3269 del 14 de junio de 2016 “Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos y se deroga la Resolución 7144 del 24 de octubre de 2014” la cual señala que resulta imperioso proferir una nueva resolución que contemple las especificaciones técnicas de los documentos y por tanto contempla el trámite respecto de aquellos documentos que se suscriben con firma digital.
Ahora bien, en la actualidad encontramos que las autoridades sanitarias están publicando el listado de los establecimientos que cumplen la normatividad de Buenas Prácticas de Manufactura, emitiendo documentos en línea que permitan una ágil consulta, en los cuales no se puede visualizar la firma, según lo han afirmado sus representantes, y por tanto al no existir firma visible en el documento se imposibilita la imposición del apostille.
Sin embargo, debe considerarse que el documento en idioma extranjero impreso en esas condiciones según lo señala el mismo artículo 251 del Código General del Proceso debe ser objeto de traducción oficial, lo cual implica que el traductor plasme su firma y en ese sentido, el documento cumple con los requisitos para obtener el apostille.
Además de lo anterior, se presenta otra hipótesis valida el certificado como se descarga en este momento (sin firma visible) es autenticado en el país de origen y posteriormente apostillado (con o sin traducción oficial al español), toda vez que el artículo 251 ibídem solo establece que "Documentos en idioma extranjero y otorgados en el extranjero. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia".
Se concluye por tanto, que respecto de documentos sin firma visible, los dos eventos anteriormente descritos resultan procedentes para continuar trámites ante Invima.
Este concepto se emite en los términos del artículo 28 de la ley 1755 de 2015 según el cual salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
MELISSA TRIANA LUNA
Jefe de la oficina asesora Jurídica
