CONCEPTO 183 DE 2021
(octubre 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS, INVIMA
XXXXXXXXXXXXXXX
Referencia: Respuesta a su consulta respecto del cumplimiento para el requisito de apostilla.
Radicado: 20211214312.
Respetada Sra. XXXXX, cordial saludo.
Damos atenta respuesta a la consulta presentada a esta Oficina Asesora Jurídica, por medio de la cual indaga sobre los requisitos que, a la luz del ordenamiento jurídico colombiano, debe cumplir un Certificado de Venta Libre (CVL) emitido por FLORIDA ENTERPRISE INC, para ser válido en nuestro país.
Puntualmente, su pregunta es la siguiente:
[...] “El inconveniente que se ha venido presentando recientemente, es que, en Atención al Ciudadano del INVIMA, están exigiendo que, en la apostilla, la firma que es legalizada, no sea la firma del notario, sino del funcionario que firma el certificado de venta libre. Eso es posible, cuando el certificado de venta libre es emitido por una autoridad gubernamental, o la entidad sanitaria como en la mayoría de los países, incluido Colombia. Pero en este caso en particular, del Estado de Florida, para poder apostillar el CVL emitido por FLORIDA ENTERPRISE INC., por ser una entidad privada, debe llevar la firma del notario. Y la apostilla, como usted sabe, hace el reconocimiento sobre un funcionario o servidor público y la calidad o cargo que ocupa. Por eso, en Florida cualquier apostilla de un CVL será sobre la firma del notario y no de quien firmó el CVL a nombre de FLORIDA ENTERPRISE INC.
Considerando que este inconveniente se viene presentando desde hace unos pocos meses, y que por el tema de la virtualidad no puede uno explicar personalmente la sustentación, necesitamos un pronunciamiento de parte de su Despacho, para conciliar la situación entre lo que dicen los fabricantes en el Estado de Florida y lo que solicita el funcionario en Atención al Ciudadano del INVIMA, en relación que la apostilla del CVL emitido por Florida Enterprise Inc. vendrá reconociendo la firma del Notario y no del funcionario que firmó el CVL ?”[...].
Para dar respuesta a su pregunta, es necesario recordar que el régimen para la validez de documentos provenientes del exterior se encuentra establecido por el artículo 251 del Código General del Proceso y, de manera particular, por el artículo 480 del Código de Comercio para los actos de carácter mercantil.
El mencionado art. 251 del Código General del Proceso, reza en su tenor:
[...] “ARTÍCULO 251. DOCUMENTOS EN IDIOMA EXTRANJERO Y OTORGADOS EN EL EXTRANJERO. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor.
Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país.” [...]. (Se subraya).
Así entonces, para efectos de evaluar los requisitos señalados por la normatividad, con el objeto de dotar de eficacia a los documentos provenientes del exterior, tenemos por regla general que realizar la verificación de dos elementos a saber:
1. Traducción oficial o equivalente.
2. Procedimiento de apostille para documentos públicos (si son emitidos en un país signatario de la Convención de la Haya de 1961) o legalización para documentos públicos (emitidos en un país que no hace parte de la referida Convención) y privados provenientes del exterior, según sea el caso.
Para resolver su inquietud, haremos referencia exclusivamente al requisito de validez de apostilla o legalización - según sea el caso -; dejando de lado la traducción oficial del documento, por no ser objeto de consulta.
Así, frente a los documentos públicos, la Ley 455 de 1998, incorporó al ordenamiento jurídico interno la Convención de la Haya de 1961, normatividad que adiciona la alternativa de la apostilla para legalizar los documentos públicos provenientes del exterior.
En virtud del principio de reciprocidad y adhesión de los tratados internacionales, solo se podrá acceder a este mecanismo cuando se esté evaluando un documento que provenga de un país que haga parte de esta Convención de la Haya de 1961. En caso contrario, para países que no hacen parte de este instrumento internacional, deberán seguirse las reglas generales de cadena de legalización de que trata el Código General del Proceso y la Resolución 1959 de 2020, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
En este punto, es importante señalar que el artículo 1 de la Convención de la Haya de 1961, en relación con los documentos que se consideran públicos, dispone lo siguiente:
“El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.
Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:
(...)
d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
(...)” (Se subraya).
De acuerdo con lo anterior, si bien un documento firmado por una persona a título privado no se encuentra comprendido en el ámbito de aplicación de la aludida Convención, lo cierto es que la certificación que sobre tal documento se haga por parte de un notario público, como ocurre con la autenticación de firma, constituye un documento público en las voces del artículo 1 de la Convención, siendo entonces susceptible de apostilla.
Así las cosas, tomando en cuenta que FLORIDA ENTERPRISE INC es un ente privado delegado por el Estado de la Florida para emitir el Certificado de Venta Libre, dicho CVL no requiere trámite de apostilla de la firma de la persona que lo expide.
Sin embargo, comoquiera que la firma del CVL fue objeto de reconocimiento notarial, es posible que, como se mencionó, pese a tratarse de un documento privado, la firma del notario público sea apostillada, de acuerdo con lo previsto en la Convención, evento en el cual el documento, así presentado, cumple con los requisitos de admisibilidad para trámites administrativos ante el Invima.
La anterior conclusión se refuerza con lo previsto en la referida Resolución 1959 de 2020, que dispone lo siguiente:
[...] “Documento privado: Es el documento expedido y firmado por una persona natural o jurídica de carácter privado que, para los efectos de apostilla o de legalización, deberá contener certificación oficial de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas, que avale la firma o la entidad que lo emite;”[.1. (Subrayado fuera de texto).
En este orden de ideas, es forzoso concluir que los documentos privados de origen extranjero, para su validez en Colombia, deben estar certificados por un servidor público que avale la firma de la entidad o persona que lo emite, y la firma de este servidor deberá ser objeto de apostille o legalización de acuerdo con las reglas expresadas en el presente concepto.
En los términos anteriores dejamos expuesto nuestro concepto sobre el tema consultado, el cual se emite con el alcance previsto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, quedando atentos para cualquier aclaración o ampliación que se considere necesaria.
MARIA MARGARITA JARAMILLO PINEDA.
Jefe Oficina Asesora Jurídica
C. Co. Dra. Miriam del Carmen San Miguel Cantillo
Jefe Oficina de Atención al Ciudadano
